EXEL s’engage résolument dans une politique de confidentialité ayant pour but la protection des données à caractère personnel traitées dans le cadre de ses métiers et activités.
En vue de partager cette politique avec les différentes parties prenantes, EXEL a défini la présente Politique de confidentialité des données, afin que toute personne physique, salarié ou ayant recours à l’expertise de EXEL dans le cadre de prestations de services puisse, à tout moment, prendre connaissance des engagements pris et des pratiques appliquées par EXEL sur les données à caractère personnel confiées.
EXEL s’engage à traiter l’ensemble des données collectées de manière conforme aux textes applicables à la protection des données (Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement Européen Général 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données, ces deux textes étant ci-après désignés la « Règlementation »).
La présente politique générale de protection des données s’adresse à la fois :
– Aux bénéficiaires des services de EXEL,
– Aux professionnels, partenaires de EXEL,
– Aux personnes physiques clientes ou prospects de EXEL,
– Aux salariés de EXEL,
– Aux candidats souhaitant rejoindre EXEL,
– Aux internautes naviguant sur le site de EXEL.
– Un traitement de données à caractère personnel est toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, tels que : collecte, enregistrement, organisation, structuration, conservation, adaptation ou modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement ou interconnexion, limitation, effacement ou destruction).
– Une donnée à caractère personnel est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique pouvant être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
– La personne concernée est celle qui peut être identifiée par les données utilisées dans le cadre du traitement de données à caractère personnel.
– Le responsable de traitement est celui qui décide de la manière dont sera mis en œuvre le traitement des données à caractère personnel, notamment en déterminant à quoi vont servir les données et quels outils vont être mis en œuvre pour les traiter.
– Le sous-traitant est celui qui effectue des opérations sur les données pour le compte du responsable de traitement. Il signe un contrat avec le responsable de traitement qui lui confie certaines tâches et qui s’assure qu’il dispose des garanties techniques et organisationnelles, lui permettant de traiter les données à caractère personnel qui lui sont confiées conformément à la règlementation.
– Le destinataire est celui qui reçoit communication autorisée des données à caractère personnel.
EXEL est responsable des traitements mis en œuvre dans le cadre de ses métiers et en cette qualité, prend les engagements suivants :
– Les données à caractère personnel sont utilisées uniquement pour des finalités (objectifs) explicites, légitimes et déterminées en lien avec ses différents métiers telles qu’elle sont à chaque fois mentionnées lors de la collecte desdites données et ce, conformément à l’article 29 du Règlement européen.
– En application du principe de minimisation, seules les données à caractère personnel qui sont strictement utiles sont collectées et traitées : EXEL applique ainsi le concept de privacy by default qui protège les personnes concernées de toute collecte excessive de données.
– Les données ne sont pas conservées au-delà de la durée nécessaire pour les opérations pour lesquelles elles ont été collectées et ce, en tenant compte de la nature des opérations, des exigences de la loi et des prescriptions légales.
– Nous ne communiquons pas, ni ne cédons les données à caractère personnel à des tiers, mais seulement à des destinataires autorisés dans le strict cadre des finalités définies au préalable et telles que communiquées lors de la collecte des données.
– Nous confions les données à caractère personnel à des prestataires sous-traitants choisis en fonction de garanties techniques et organisationnelles appropriées, afin de garantir la protection des données qui leur sont confiées sous les instructions de EXEL.
– Les personnes concernées sont informées préalablement, de manière claire et transparente, notamment sur la finalité d’utilisation de leurs données, le caractère facultatif ou obligatoire de leurs réponses dans les formulaires, des droits dont ils disposent en matière de protection des données et des modalités d’exercice effectif de ces droits, des destinataires.
– Chaque fois que la Règlementation l’impose, un consentement explicite, éclairé, actif et non équivoque de la personne concernée est recueilli au titre du traitement de ses données à caractère personnel.
– Des mesures de sécurité appropriées, au plan logique, technique, organisationnel et juridique, ont été définies sur la base d’une analyse de risques des différentes familles de traitements de données à caractère personnel concernés et sont mises en œuvre par EXEL, ses services support et ses sous-traitants engagés par contrat, pour assurer la protection des données à caractère personnel.
– Chaque fois que les risques présentés par un traitement le nécessitent, EXEL réalise une analyse d’impacts sur la vie privée et la protection des données à caractère personnel des personnes concernées, afin d’adopter des mesures adaptées à ces risques.
– EXEL et ses sous-traitants se sont engagés à concevoir des outils et systèmes satisfaisants dans toute la mesure du possible à la Règlementation et la protection de la vie privée des personnes concernées, en intégrant le respect de ces règles au stade même de la conception et du développement
– EXEL et ses sous-traitants sont engagés à veiller à toute violation éventuelle et exceptionnelle de données et à prendre toutes les mesures de protection et de correction consécutives à une violation en informant dans les délais, la CNIL et le cas échéant, les personnes concernées.
Tous les salariés et intervenants de EXEL sont sensibilisés ou sont en voie de l’être aux principes de protection des données tels que contenus dans la réglementation. Les collaborateurs ont accès uniquement aux informations nécessaires à leur activité. Les données sensibles font l’objet d’habilitations et de contrôles spécifiques.
EXEL utilise les données à caractère personnel pour les objectifs principaux suivants :
-La gestion de son portefeuille clients et de ses gammes de prospects,
-La fourniture de services en ligne aux professionnels (B to B) et aux particuliers (B to C) via le site web, via des services accessibles depuis le site web de leurs prestataires ou dans le cadre d’applications mobiles,
-La gestion des ressources humaines et des recrutements,
-La gestion des contacts professionnels externes, comprenant l’information des professionnels et du grand public,
-L’analyse statistique de ses activités,
-La prospection commerciale des professionnels et autres personnes physiques, sous réserve de leur consentement.
Les traitements ci-dessus sont nécessaires à l’exécution d’un contrat passé entre une personne concernée et EXEL, ou afin de poursuivre un intérêt légitime, tel que la satisfaction d’une obligation légale ou encore, l’information des contacts professionnels sur les activités de EXEL, ou dans certains cas, sont basés sur le consentement explicite de la personne concernée.
Au cas par cas des traitements décrits à l’article «5. Finalité d’utilisation des données confiées» ci-dessus, EXEL détermine les destinataires des données en fonction de leurs missions et de leurs habilitations à recevoir les données dans le respect des finalités déterminées. Par application du principe de minimisation et dans toute la mesure du possible, seules les personnes dont il a été déterminé qu’elles avaient un « besoin d’en connaitre », ont accès aux données.
EXEL a déterminé des règles précises concernant la durée de conservation des données à caractère personnel des personnes concernées, afin de limiter la conservation à une durée strictement nécessaire.
Au terme de la durée ainsi fixée, et suivant le cas, les données à caractère personnel font l’objet, dans le respect de la Règlementation applicable de l’une de ces mesures :
– Suppression,
– Anonymisation irréversible,
– Archivage.
La sécurité des données porte sur les mesures prises afin de protéger les données des faits suivants :
– la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées, l’accès non autorisé à de telles données, de manière accidentelle ou illicite.
Afin de garantir la sécurité des données à caractère personnel, EXEL et ses sous-traitants mettent en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, compte tenu de l’état des connaissances, des coûts, de la nature, de la portée, du contexte et des finalités des traitements afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques.
En particulier et chaque fois que nécessaire, les mesures suivantes ont été prises :
– la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel ;
– le déploiement de moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des traitements ;
– le déploiement de moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique;
– la mise en œuvre d’une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité des traitements.
Ainsi, EXEL et ses sous-traitants se sont dotés de dispositifs adaptés et conformes aux règles de l’art et aux normes imposées, pour garantir la protection de vos données personnelles.
Les sites internet et toutes applications mobiles proposés par EXEL sont sécurisés.
Les pages où sont collectées vos données personnelles font l’objet d’un dispositif supplémentaire de sécurité renforcée.
Chaque personne concernée dispose des droits suivants :
– Droit d’accès: la personne concernée peut demander directement à EXEL, si elle détient des informations sur elle et demander à ce que lui soit communiquée la liste des données,
– Droit de rectification: la personne concernée peut demander la rectification des informations inexactes la concernant. Le droit de rectification complète le droit d’accès,
– Droit à l’oubli: la personne concernée peut demander l’effacement des informations la concernant, pour un motif prévu par la Règlementation,
– Droit à la limitation: la personne concernée peut obtenir la limitation du traitement de ses données, pour un motif prévu par la Règlementation,
– Droit à la portabilité: la personne concernée peut demander à recevoir les données qu’elle a fournies à EXEL, ou demander à EXEL qu’elles soient transmises à un autre responsable de traitement pour un motif prévu par la Règlementation,
– Droit de définir des directives anticipées relatives au sort de ses données après son décès,
–Droit d’opposition, pour des motifs légitimes, à ce que les données la concernant soient traitées, diffusées, transmises, conservées ou hébergées.
Pour plus d’informations sur la signification des droits ; la CNIL a créé une rubrique dédiée à la compréhension des droits : https://www.cnil.fr/fr/comprendre-vos-droits.
Pour exercer les droits, la personne concernée peut contacter la société EXEL par email : contact@exel.pro
Pour faciliter les démarches et notamment en accélérer le délai de traitement, EXEL invite chaque personne concernée, lors de l’envoi d’une demande d’exercice des droits, à :
– Indiquer quel(s) droit(s) elle souhaite exercer,
– Mentionner clairement ses noms / prénoms / coordonnées auxquelles elle souhaite recevoir la réponse,
– Joindre la copie d’une pièce d’identité.
Tous les traitements de données à caractère personnel sont mis en œuvre par EXEL dans le respect du consentement des personnes concernées et dans quelques cas prévus par la Règlementation, le consentement explicite, autrement dénommé exprès de la personne est requis.
Chaque fois que le consentement explicite de la personne est requis par la Règlementation, il est recueilli au préalable par EXEL et la personne concernée peut à tout moment retirer son consentement, en s’adressant à la société EXEL, tel que précisé ci-avant.
Chaque personne concernée dispose du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de protection des données.
En France, cette autorité est la CNIL dont voici les coordonnées :
CNIL
3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 PARIS CEDEX 07
Tél.: 01 53 73 22 22
Par principe, EXEL n’effectue pas de transferts de données à caractère personnel hors de l’Union Européenne.
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13.Evolution de la politique de confidentialité
La présente politique de confidentialité des données est susceptible d’évoluer notamment en raison des dispositions législatives et réglementaires.
Date de publication de la politique de confidentialité : 01 sept 2018
